Consultant en mobilier et équipement : Planification et exécution sans faille

Consultant en mobilier et équipement : Planification et exécution sans faille

Les coûts du mobilier, de l’appareillage et de l’outillage (MAO) sont les deuxièmes coûts en importance après le coût de construction : pourquoi ne pas y prêter le même niveau d’attention? 

Afin de s’assurer de créer des infrastructures modernes, efficaces et qui répondent aux besoins actuels et futurs de la clientèle, les donneurs d’ordre en santé n’hésitent pas à s’adjoindre des équipes d’experts et de professionnels pour mener à bien les phases de planification, de réalisation, de surveillance et d’acceptation des bâtiments. Qu’en est-il toutefois en ce qui concerne l’équipement et le mobilier? 

Au Québec, la fonction de planification du mobilier et des équipements est souvent confiée aux ressources internes de l’établissement. Bien que l’expertise soit au rendez-vous, allouer cette responsabilité aux ressources nécessaires peut devenir problématique, car elles sont déjà occupées au maximum de leur capacité par les activités normales de leur service.

Le consultant en équipement : gage de succès pour un projet d’envergure

Le consultant en équipement et mobilier complète l’équipe des professionnels pour :

  • fournir une vision à long terme de la technologie;
  • se concentrer sur la tâche de planification en mettant à profit l’expérience et des outils spécifiques (listes normées, données de coûts récentes, applications de gestion de stock) pour accélérer le processus; 
  • offrir une meilleure standardisation;
  • éviter les problèmes de design, puis de mise en œuvre découlant d’une planification déficiente;
  • s’assurer de choix optimaux des matériaux selon l’usage clinique et les exigences pour le contrôle des infections.
 

Une approche structurée pour bien cerner et satisfaire les besoins

L’utilisation d’un consultant en équipement est pourtant une pratique reconnue et généralisée pour les projets de construction en santé ailleurs au Canada et dans le monde. Le consultant FF&E (Furniture, Fixture and Equipment) complète les équipes de professionnels et fournit l’expertise requise pour planifier les besoins en mobilier et en équipements, dont l’équipement médical spécialisé. Il coordonne et exécute les activités suivantes :

  • inventaire des équipements actuels et évaluation de la désuétude;
  • évaluation des besoins additionnels en fonction de l’existant et du budget requis/disponible;
  • veille technologique en fonction des dernières innovations et des meilleures pratiques actuelles;
  • codification et standardisation des requis techniques (dimensions et dégagements, services publics, branchements, etc.);
  • identification des équipements réutilisables;
  • listes d’équipements par locaux selon l’évolution du design;
  • identification des lots à approvisionner;
  • documents d’appels d’offres; 
  • coordination d’évaluations techniques ou cliniques et essais de conformité et de qualité;
  • analyse des soumissions et recommandations;
  • planification et coordination des mises en service, acceptation ou gestion des déficiences;
  • mise en stock à l’aide d’un système de GMAO;
  • suivis budgétaires/reddition de compte.
 

Les pièges sont connus et évitables

L’ensemble de ces tâches pourraient être assumées par des ressources internes, le constat est cependant que celles-ci sont souvent mal outillées pour faire face aux défis inhérents à ces activités :

  • sous-estimer la grande variété, les innovations technologiques et l’importance des MAO;
  • manque d’expérience (premier ou unique projet de construction d’envergure);
  • conflit entre les besoins du projet et la charge de travail normale du service;
  • connaissances limitées à un secteur : mobilier, équipement, équipement médical;
  • inventaire des équipements actuels incomplet, voire inexistant (ex. : mobilier);
  • absence d’outils de gestion des stocks et des quantités à approvisionner.

 

Les conséquences d’une mauvaise planification du MAO peuvent devenir désastreuses : retard dans la planification, le design ou l’activation; besoins non comblés; erreurs de design; correctifs après activation; dépassement des coûts; réutilisation sous-optimale de l’existant.

L’expertise est au rendez-vous

Dans la foulée des grands projets hospitaliers du Québec des dernières années, on a accordé une considération grandissante à la planification de l’équipement et du mobilier. L’expertise s’est donc développée et contribue maintenant à la réalisation de projets de petite et grande envergure. Comme on peut le constater avec l’évolution du projet du Nouveau centre hospitalier (NCH) de Québec, les approches standardisées ont fait leurs preuves. Suivez les développements majeurs de ce projet : NCH – Québec.

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