Les gestionnaires responsables de la gestion du parc immobilier des établissements de santé et de services sociaux font actuellement face à plusieurs défis de taille, dont les suivants :
- un important nombre de bâtiments à exploiter et à entretenir, de différentes vocations, dont plusieurs de grande taille et à haut niveau de complexité technique;
- une répartition du portefeuille d’actifs et des équipes techniques affectées à sa gestion sur un territoire géographique d’envergure;
- une évolution rapide des technologies et des pratiques de soins, et des services nécessitant des ajustements constants et rapides du parc immobilier qui comprend, dans plusieurs cas, des actifs dont le niveau d’obsolescence est élevé;
- un volume de travaux important et varié dans diverses installations affectant plusieurs missions et de multiples fonctions cliniques ou opérationnelles;
- une capacité d’intervention limitée par la nécessité de maintenir les opérations et d’offrir des services de qualité dans un environnement sécuritaire en tout temps;
- des exigences accrues imposées par le cadre légal et réglementaire; tout ceci dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre qui est appelé à perdurer.
Votre structure organisationnelle et vos processus de gestion sont-ils adaptés à l’évolution de votre situation? Les modes de fonctionnement en place dans vos diverses installations favorisent-ils une meilleure synergie entre vos équipes d’opération, d’entretien et de gestion de projets? Tirez-vous le maximum de vos ressources humaines, financières et matérielles?
Les spécialistes de CIM Conseil sont en mesure de vous soutenir dans la revue de l’organisation et du fonctionnement de vos services techniques et immobiliers. Les consultant(e)s en gestion immobilière apportent un regard neuf et éclairé sur la situation existante, réalisent une analyse objective des enjeux auxquels font face les gestionnaires des services techniques et proposent des pistes d’amélioration concrètes à la suite d’un mandat de diagnostic ou d’audit de vos services.
Une démarche d’audit éprouvée
Pour réaliser un exercice d’audit, notre équipe utilise une démarche participative qui prévoit la contribution des acteurs clés de l’organisation. Après l’analyse de la documentation pertinente, de la structure organisationnelle en place, des descriptions de postes, des rapports et des statistiques sur la performance, nos spécialistes organisent des entrevues structurées avec des gestionnaires et des membres du personnel et de la clientèle interne.
Ces travaux permettent d’établir le portrait de la situation actuelle et d’établir les principaux constats pouvant couvrir :
- l’organigramme des services, les rôles et responsabilités des parties prenantes, la charge de travail, le niveau d’encadrement ainsi que les processus de communication et de coordination;
- l’information de gestion;
- la gestion des requêtes de service et de l’entretien correctif, dont la revue des processus et des systèmes utilisés, et la satisfaction de la clientèle;
- la gestion de la maintenance (entretien préventif), comme la couverture du plan d’entretien des systèmes en place et le suivi des certifications et des obligations légales;
- le recours à la sous-traitance et la gestion des contrats de service;
- la gestion des projets immobiliers;
- le plan de main-d’œuvre et le profil des compétences.
Après avoir dressé l’état de la situation actuelle, l’équipe expérimentée de CIM Conseil stimule la réflexion lors d’une rencontre avec les gestionnaires afin d’enrichir le diagnostic et de cibler des pistes d’amélioration.
Grâce à leur connaissance du domaine, nos conseillers et conseillères sont en mesure de proposer les solutions les plus adaptées et les plus efficaces en s’appuyant sur les bonnes pratiques de l’industrie. Nos travaux comprennent un plan d’action réaliste prévoyant l’implantation graduelle et coordonnée des recommandations.
Un tel mandat d’audit s’inscrit dans une perspective d’amélioration continue des services techniques et immobiliers en favorisant leur adaptation au contexte évolutif des établissements de santé et des services sociaux.