Nous commençons une série de commentaires visant à illustrer l’impact et la contribution de la technologie dans l’efficience des soins de santé avec une première note concernant les stratégies d’entretien des équipements médicaux spécialisés.
Le financement par l’activité
Implantée déjà depuis quelques années au Québec dans des secteurs ciblés (imagerie, oncologie, etc.), l’approche du financement à l’activité a amené quelques changements sur la façon de gérer et de comptabiliser l’entretien des équipements biomédicaux. En effet, depuis l’entrée en vigueur de ce nouveau mode de financement, les coûts de contrats de service sont maintenant rapportés aux secteurs d’activités concernés dans les rapports annuels financiers (AS-471) afin d’établir un coût global de l’activité, uniformisé à travers la province.
Nos services GBM d’établissement ont toujours fait des choix éclairés sur les stratégies d’entretien des équipements médicaux spécialisés, combinant le service à l’interne et l’apport des manufacturiers et fournisseurs de service selon plusieurs critères : complexité de la technologie et accès à la formation d’entretien, risque financier et clinique, criticité de l’équipement. Malgré le changement d’approche comptable, on n’anticipe pas un retrait de la contribution du GBM dans la maintenance directe ou encore dans l’établissement des stratégies d’entretien. Il faudra s’assurer que le GBM ne soit pas déresponsabilisé du processus de gestion des contrats et de leur renouvellement.
Tenir compte du taux réel d’utilisation
Le financement à l’activité doit forcer les établissements à prendre en compte un facteur parfois oublié ou pris pour acquis dans le passé, soit le taux réel d’utilisation des technologies. Nos services GBM connaissent bien leur parc d’équipement, tant sur le plan de l’inventaire (coût et date d’achat, historique de maintenance, durée de vie anticipée) que sur celui de la contribution clinique (criticité, impact sur la prestation des soins, etc.), mais à quelques exceptions près, le volume réel d’activité (exprimé en nombre de cas) est rarement un facteur pris en compte pour établir la stratégie d’entretien ou encore pour déterminer un coût de service raisonnable.
Ainsi, on pourra souscrire à des contrats d’entretien complets ou partagés pour une modalité d’imagerie selon la valeur de l’équipement et le défi qu’il représente pour l’équipe technique (disponibilité et coûts des pièces, disponibilité de la formation d’entretien) sans toutefois prendre en compte que cet appareil pourrait ne pas être utilisé à sa pleine capacité. Dans le contexte du financement à l’activité, la mesure de performance d’un établissement est le ratio entre le total de toutes les dépenses et le nombre de procédures effectuées. Le coût d’entretien d’un appareil sous-utilisé affecte négativement ce ratio.
Stratégies d’entretien modulées selon le taux d’utilisation
L’établissement voudra donc prendre en compte le taux réel d’utilisation dans l’établissement de la stratégie d’entretien des équipements des services visés par le financement à l’activité et anticiper quels seront les prochains services couverts par ce type de financement. *
A-t-on besoin d’un contrat de service complet pour un appareil sous-utilisé? Est-ce que d’autres appareils sont disponibles en cas de panne pour répartir la tâche clinique en cas de panne? S’il s’agit d’un parc ou d’appareils multiples, il serait opportun de négocier des couvertures partagées avec le fournisseur de service : par exemple, combiner la couverture des tubes radiogènes, détecteurs ou composants majeurs sur plusieurs appareils (exemple : un ou deux tubes par année pour 2 ou 3 appareils). Dans tous les cas, combiner les ententes de service d’un même fournisseur, explorer des solutions avec multivendeurs ou mettre en commun des ressources avec d’autres établissements contribuera à réduire le coût total d’entretien.
Idéalement, l’établissement vise l’autosuffisance, mais la faible disponibilité de la main-d’œuvre, de l’expertise et de la formation ou même le risque représentent un obstacle à l’indépendance complète.
CIM Conseil dispose de l’expertise technique et stratégique pour vous aider à revoir votre approche de maintenance en tenant compte de la criticité des équipements envers la mission clinique, le taux réel d’utilisation et les ressources à votre disposition.
