Planification de l’approvisionnement en continu (PAC)
#planification #collaboration #approvisionnement
Défis
Le manque de visibilité sur les dossiers d’approvisionnement à venir ainsi que les enjeux de planification de la capacité des équipes de gestion contractuelle nuisent à une prise de décision éclairée d’assignation des ressources en temps opportun.
Plusieurs conséquences découlent de ce manque de planification, incluant des retards dans le renouvellement des contrats d’approvisionnement ainsi qu’une perte de confiance des clients internes et partenaires.
Plusieurs conséquences découlent de ce manque de planification, incluant des retards dans le renouvellement des contrats d’approvisionnement ainsi qu’une perte de confiance des clients internes et partenaires.
Solutions
La planification de l’approvisionnement en continu (PAC) est un processus collaboratif et décisionnel par lequel est établi, à travers un cycle de rencontres de direction, un équilibre entre les objectifs du plan stratégique et les capacités internes de l’établissement afin de créer un plan d’exécution unique et réalisable.
- Une planification basée sur le principe d’assignation permettant de prévoir le nombre de dossiers à traiter chaque année et de gérer la demande, la capacité et les écarts.
- Un cycle de rencontres stratégiques en quatre étapes afin de revoir et d’aligner le portefeuille de dossiers sur le plan d’acquisition, sur un horizon de 3 à 12 mois.
- Une prise de décision efficace et un consensus autour d’un même objectif.
Notre approche
Partie 1 : Préparer la mise en place du cycle de planification
1. Assurer la qualité des données préalables à la mise en place du tableau de bord.
2. Développer les outils nécessaires à la préparation du cycle de gestion de la planification.
- Tableaux de bord de performance (gestion de la demande).
- Analyse des besoins, de la capacité et des écarts (tableaux de bord).
- Outils de gestion des rencontres (ordre du jour, documents préparatoires et de suivi).
3. Piloter le premier cycle de rencontres.
Partie 2 : Exécuter le cycle de rencontres.
Bénéfices
- L’horizon de planification de 3 à 12 mois permet une prise de décision efficace et une allocation optimale des ressources.
- Une planification efficace augmente le niveau de service (autres départements et patientèle).
- Le processus permet d’être proactif et d’intervenir quant aux écarts anticipés avec le plan annuel.
- Le PAC intègre la rigueur et la discipline nécessaires pour planifier des rajustements à mesure que de nouveaux besoins arrivent.