Plan de conservation de l’équipement et du mobilier (PCEM)
#Équipement #Biomédicale #Logistique
Défis
Parc d’équipement médical vieillissant
À la grandeur du Canada, le vieillissement du parc d’équipement médical devient alarmant. La situation au Québec est légèrement moins critique à la suite de la mise en place du PCEM en 2009.
Niveau de décaissement en chute libre
Maintenu au-delà de 80 % pendant les 9 premières années du programme, le niveau de décaissement par rapport aux engagements a toutefois chuté à 33 % en 2019 et à moins de 10 % en 2020 sur l’ensemble de la province, selon les indicateurs du MSSS. Plus d’un demi-milliard de fonds disponibles restent à engager! Délais de construction, manque de main-d’œuvre ou d’expertise GBM et problèmes de chaîne d’approvisionnement et de livraison ont atteint un niveau sans précédent pendant la pandémie
Solutions
Maximiser l’utilisation des fonds
Les établissements doivent maximiser l’utilisation des fonds au risque de les perdre et de devoir composer avec une technologie désuète. L’impact se répercuterait alors sur la qualité des soins, la capacité à dispenser ces soins et, dans le cas du financement à l’activité, le maintien d’un coût comparable aux autres établissements.
Faire appel à des spécialistes
Les établissements peuvent faire appel à de l’expertise externe pour combler le retard accumulé. L’expert CIM Conseil s’intègre à l’équipe Appro/GBM interne et assume la responsabilité de mener à bien le processus d’acquisition de la technologie (évaluation des besoins, rédaction des documents d’appel d’offres, analyse des propositions, soutien au comité de sélection) et le projet lors de l’implantation et de l’acceptation. Le tout en respect des règles d’approvisionnement, des politiques et des pratiques en vigueur dans l’établissement, en collaboration avec tout le personnel interne en intervention (usagers et usagères, services de soutien) et externes (groupe d’approvisionnement en commun, fondation, etc.).
Prendre en charge chaque dossier de façon coordonnée
Contrairement à une approche plus traditionnelle de prêt de ressources, notre solution PCEM privilégie une approche par projet d’acquisition de type clé en main permettant de prendre en charge chaque dossier de façon coordonnée avec les équipes des services de l’approvisionnement et du GBM. Les frais de gestion de projet, jusqu’à concurrence de 5 %, sont des dépenses admissibles au PCEM permettant aux établissements de recourir à l’expertise externe sans affecter leur budget de fonctionnement.
Bénéfices
Cette approche plus flexible comporte de nombreux avantages, elle :
- donne accès à l’expertise d’une équipe et de ressources expérimentées selon la nature du dossier d’acquisition;
- allège la tâche de supervision des gestionnaires en approvisionnement et GBM, et permet à ces secteurs de maintenir leur niveau de service normal;
- offre un meilleur contrôle des efforts et des coûts et un meilleur rapport qualité/prix;
- assure l’efficacité et la qualité du service et des biens livrables produits par la maîtrise des bonnes pratiques et l’utilisation d’outils et de gabarits, menant à une cohérence des documents d’appels d’offre et d’analyse (incluant les grilles et critères d’évaluation);
- accélère le remplacement et l’introduction des technologies dans les secteurs cliniques en réalisant le programme annuel PCEM et en rattrapant le retard accumulé des années précédentes;
- diminue les risques technologiques (cliniques) associés à la technologie désuète et les coûts associés à l’entretien de technologies ayant dépassé leur cycle de vie normal.