En décembre dernier, notre conseillère experte en transition a complété son mandat de mise en service de trois Maisons des aînés et alternatives (MDA-MA), en collaboration avec une chargée de projet du client.

Le mandat s’est articulé autour de trois étapes principales

 

1. Analyse du plan de transition en place, des parties prenantes identifiées et des outils disponibles.

2. Élaboration d’un plan d’action portant sur quatre aspects essentiels de la gestion de la transition :

 

• • Gouvernance : La gouvernance a été structurée en trois niveaux : un comité stratégique, un comité tactique et une salle de pilotage. Chaque niveau disposait d’un tableau de bord avec des indicateurs de performance adaptés à son auditoire. Cette structure permet d’identifier et d’escalader efficacement les enjeux auprès des parties prenantes du projet.
  • Échéancier de transition : Chaque transition MDA-MA s’est déroulée sur 12 semaines, avec 8 semaines pour la mise en service des équipements et 4 semaines pour la mise en service clinique. Une période de “Retour à l’équilibre” de 2 semaines était prévue pour finaliser le transfert des dossiers au gestionnaire de site et clôturer chaque projet.
  • Structure documentaire : La documentation de projet a été divisée en deux catégories : les documents statiques, qui ne nécessitent pas de mises à jour fréquentes, et les documents dynamiques, qui évoluent tout au long du projet. Les meilleures plateformes ont été choisies pour héberger chaque catégorie de documents. Cette initiative a permis de simplifier la recherche et la consultation des documents.
  • Gestion des déficiences et des demandes de changement : Un processus de gestion des déficiences a été mis en place, incluant un formulaire électronique d’identification des déficiences, des registres de suivi et un comité approbateur des demandes de changement. Ce processus a permis une gestion transparente et inclusive des besoins des employés et des changements prévus dans le projet.

 

3. Mise en œuvre des actions identifiées et supervision de la transition des trois MDA-MA.

 

Les facteurs de réussite

• Un calendrier de livraison précis et en temps réel, développé par l’équipe de la direction de l’approvisionnement et de la logistique.
• La coordination des livraisons des équipements avec la libération des locaux exempts de déficiences par l’entrepreneur général, sous l’étroite supervision des conseillers en bâtiment.
• L’implication active de toutes les parties prenantes dans la gouvernance et le suivi des activités de la transition.

 

Bénéfices du client dans ce mandat

• Partage des responsabilités de gestion de projet et transfert de connaissances
• Optimisation du plan de transition et amélioration de la performance des équipes
• Développement d’outils de suivi et de contrôle adaptés à l’organisation

 

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